Cobra a tiempo sin perseguir facturas a mano.
Factura de forma recurrente, sigue la cartera vencida y avisa por WhatsApp antes de llegar a la suspensión del servicio.
¿Cómo funciona la facturación recurrente por vehículo?
El plan se asigna a cada vehículo, no a la cuenta: el monto del periodo es el precio del plan por la cantidad de unidades activas del cliente, y la renovación sale en una factura con una línea por placa. Si el cliente se atrasa, los avisos salen por WhatsApp o correo y la regla de cartera puede suspender el servicio en el GPS.
Del cobro periódico a la suspensión, en un solo flujo.
- Genera cobros recurrentes por cliente, plan o unidad, sin recalcular cada mes a mano.
- Muestra el estado de cartera y los vencimientos antes de que se conviertan en un problema.
- Envía avisos de cobranza por WhatsApp, con registro de cada mensaje enviado.
- Aplica reglas de suspensión o reactivación del servicio según el estado de pago.
El plan se le asigna al vehículo, no a la cuenta.
Cobrar una tarifa plana por cliente obliga a recalcular a mano cada vez que alguien suma o retira una unidad, y es la fuente más común de facturas que no cuadran. Aquí el plan vive en el vehículo: el monto es el precio de ese plan por la cantidad de unidades activas del cliente.
- Planes distintos en el mismo cliente — una moto y un camión no tienen que pagar igual.
- Renovación itemizada: una factura con una línea por unidad, identificada por placa.
- La fecha de vencimiento de cada vehículo avanza al facturar, sin edición manual.
- Una unidad sin equipo instalado no entra al cálculo: no se cobra un vehículo que todavía no rastrea nada.
Si ya cobras en bloque
Pasar a un cliente que hoy paga una sola línea global sin desglose no es un cambio que convenga hacer a ciegas. Antes de migrarlo, un reporte de impacto compara lo que paga hoy contra lo que pagaría con el plan asignado por unidad.
- Revisas la diferencia antes de aplicarla, cliente por cliente.
- Se corta la recurrencia anterior para evitar cobro doble.
- Las facturas ya emitidas no se alteran: la deuda existente se conserva.
Esta cobranza automatizada nació de errores reales que corregimos en producción: recordatorios duplicados, avisos que llegaban al destinatario equivocado y otros fallos que le cuestan clientes a un negocio GPS. Documentamos cada caso en el blog.
De la factura a la reactivación del servicio.
El cobro de un negocio GPS es un ciclo, no un evento. El sistema lo sigue de principio a fin y deja un registro en cada paso, de modo que nadie tenga que preguntar si a un cliente ya le avisaron.
- Se factura por vehículo, con una línea por placa.
- El vencimiento de cada unidad avanza solo al facturar.
- Si hay mora, salen los avisos por WhatsApp o correo.
- El cliente propone una fecha y queda como compromiso de pago.
- Si el pago no llega, la regla de cartera suspende el servicio; al pagar, se reactiva.
Cada aviso con su momento y su cierre.
Los tres mensajes que manda el sistema se reescribieron con un tono más cercano y un cierre que invita a acordar una fecha de pago en lugar de solo exigirlo.
| Mensaje | Cuándo se usa | Qué incluye |
|---|---|---|
| Factura nueva | Desde el botón de WhatsApp de la lista de facturas de Finanzas. | Monto, vencimiento y un enlace para ver y descargar la factura sin iniciar sesión. |
| Recordatorio de deuda | Cuando el cliente tiene más de una factura pendiente, desde el menú del cliente. | Total adeudado, detalle de las tres facturas más antiguas y un enlace a su estado de cuenta. |
| Aviso de baja | Antes de dar de baja el servicio, por WhatsApp o por correo. | El mismo cierre de acordar una fecha, con nota en la ficha del cliente. |
Un recordatorio mal hecho entrena al cliente a ignorarte.
Un recordatorio que se repite cada hora no acelera el pago: enseña al cliente a ignorar tu número. Pasar de 336 avisos generados por día a 14 fue uno de los arreglos que cuenta la versión 1.2.0, y otro asegura que cada aviso llegue solo a quien corresponde.
Si ya tienes clientes que cobras en bloque, antes de migrarlos se compara lo que pagan hoy contra lo que pagarían por unidad. Todo el contexto está en el blog, empezando por 5 errores de facturación que le cuestan clientes a un negocio GPS.
Qué cambia al dejar de perseguir facturas a mano.
| Aspecto | Cobranza manual | Facturación y cartera del sistema |
|---|---|---|
| Monto del periodo | Se recalcula a mano cuando alguien suma o retira una unidad. | Precio del plan por la cantidad de vehículos activos. |
| Aviso de cobro | Abrir cada factura, copiar datos y escribir el mensaje. | Mensaje armado solo con monto, vencimiento y enlace. |
| Saber a quién ya se le escribió | Se pregunta por interno o se avisa dos veces. | Nota en la ficha del cliente con fecha y autor de cada aviso. |
| Cliente atrasado | Se bloquea en un sistema y se avisa en otro. | La regla de suspensión se refleja en la plataforma GPS. |
La facturación se complementa con el portal de clientes, donde el cliente consulta y renueva por su cuenta, y con los indicadores de cartera.
Antes de automatizar tu cobranza.
¿El cobro es por cliente o por vehículo?
Por vehículo. El plan se asigna a cada unidad y el monto del periodo es el precio del plan por la cantidad de vehículos activos del cliente. Una unidad sin equipo instalado no entra al cálculo.
¿Qué pasa si hoy cobro a un cliente en bloque?
Antes de migrarlo, un reporte de impacto compara lo que paga hoy con lo que pagaría con el plan asignado por unidad. Se corta la recurrencia anterior para evitar cobro doble y las facturas ya emitidas no se alteran.
¿Cómo se evita avisar dos veces al mismo cliente?
Cada aviso por WhatsApp o por correo deja una nota en la ficha del cliente con la fecha y quién lo mandó. Abrir la vista previa no cuenta como enviar y un doble clic no genera dos notas.
¿A quién le llega el aviso de deuda?
Solo al titular de la cuenta del cliente. Las cuentas de administración, que ven todos los equipos para dar soporte, ya no reciben los avisos de cobro de sus clientes.
¿Cuántos clientes facturas hoy?
Cuéntanos cómo cobras actualmente y te mostramos cómo se vería tu cartera dentro del sistema.